AI活用で削減できるコストとは？AI研修の必要性を解説

AIの導入を検討する企業が増える中、「AIを活用すると具体的にどのようなコストを削減できるのか」と考えている企業も多いでしょう。

生成AIを業務に取り入れることで、業務時間の短縮や残業時間の削減、外注費の見直しなどにつながる可能性があります。

ただし、AIツールを導入するだけでコストが自動的に削減されるわけではありません。

重要なのは、社員がAIを正しく使いこなし、自社の業務に組み込める状態を作ることです。

そのため、AI活用によるコスト削減を実現するには、AI研修によって社員のスキルを高めることも重要になります。

この記事では、AI活用によって削減できるコストや、AI研修が必要な理由、費用対効果を高めるポイントについて解説します。

AI活用で企業のコストは削減できる？

AI活用によるコスト削減の仕組み

AIによるコスト削減には、大きく分けて2つの考え方があります。

1つ目は、同じ仕事をより短い時間で処理することです。

例えば、資料作成に2時間かかっていたものをAIによって1時間で作成できれば、1時間分の業務時間を削減できます。

2つ目は、これまで外部に依頼していた業務の一部を効率的に内製化することです。

文章作成や資料作成などをAIで効率化できれば、外注量を減らせる可能性があります。

つまり、

AI活用

→ 業務効率化

→ 必要な時間・外注量が減る

→ コストを最適化できる

という流れです。

AIを導入するだけではコスト削減できない

AIツールを契約しただけで、企業のコストが下がるわけではありません。

例えば、生成AIのアカウントを社員全員に用意しても、

• 「何に使えばいいのか分からない」
• 「どんな指示を出せばいいのか分からない」
• 「AIの回答を業務でどう活用すればいいのか分からない」

という状態では、十分な効果を得られない可能性があります。

AI導入で重要なのは、ツールを導入することではなく、社員が業務で使える状態を作ることです。

AIを使える人材がコスト削減の鍵になる

AIによるコスト削減を企業全体に広げるには、AIを使える社員を増やすことが重要です。

例えば営業部門なら営業資料やメール作成、人事部門なら求人票や採用関連文書、総務部門なら社内文書や情報整理など、部署によってAIの活用方法は異なります。

社員それぞれが自分の業務にAIを組み込めるようになれば、組織全体で効率化を進めやすくなります。

AI活用で削減できる主なコスト

人件費・業務時間にかかるコスト

AIによって業務時間を短縮できれば、社員一人あたりの生産性を高められます。

例えば、

• メール作成
• 資料作成
• 情報整理
• 議事録作成
• 文章作成

などの時間を削減できます。

ただし、削減した時間をそのまま人件費削減と考えるのは注意が必要です。

実際には、削減した時間を営業や企画、顧客対応などに使うケースも多いため、コスト削減と生産性向上の両面から評価することが重要です。

残業代

AIによって定型的な業務を効率化できれば、残業時間を減らせる可能性があります。

例えば、毎日発生する資料作成やメール作成にかかる時間を短縮できれば、業務終了までの時間を早められる可能性があります。

特に多くの社員が同じような業務を行っている企業では、積み重ねによって大きな効果になることがあります。

外注費・業務委託費

AIによって文章や資料の下書き、情報整理などを効率化できれば、外部に依頼していた業務の一部を社内で対応できる可能性があります。

例えば、

• 簡単な文章作成
• 資料のたたき台作成
• リサーチ
• コンテンツ企画

などです。

ただし、専門性の高い業務や品質管理が重要な業務については、無理にAIだけで内製化する必要はありません。

資料・コンテンツ制作費

AIは資料やコンテンツの制作工程にも活用できます。

例えば、

• 記事の構成案
• 営業資料の構成
• プレゼン資料の文章
• SNS投稿案
• メールマガジンの下書き

などです。

AIにたたき台を作らせ、人間が確認・修正することで制作工程を効率化できます。

採用・人材関連コスト

採用業務にもAIを活用できます。

例えば、

• 求人票の作成
• スカウトメール
• 応募者への案内文
• 面接質問の整理
• 採用コンテンツ作成

などです。

こうした業務を効率化することで、採用担当者が本来の採用活動に使える時間を増やせます。

営業活動にかかる業務コスト

営業担当者は、顧客との商談以外にも多くの時間を使っています。

例えば、

• 営業メール作成
• 提案書作成
• 商談準備
• 顧客情報整理
• 商談後のフォロー

などです。

AIによってこうした業務を効率化できれば、営業担当者が顧客対応に使える時間を増やせる可能性があります。

会議・情報共有にかかるコスト

会議そのものだけでなく、

• 会議資料の作成
• 議事録作成
• 情報整理
• 会議後のタスク整理

にも時間がかかります。

AIを活用することで、会議に付随する作業を効率化できる可能性があります。

AI活用でコスト削減しやすい業務

メール・文章作成

メールや文書の作成は、生成AIを活用しやすい業務の一つです。

例えば、AIに文章の下書きを作成させ、社員が内容を確認して完成させることで、ゼロから文章を作る時間を短縮できます。

資料作成

企画書や提案書などの構成をAIに考えさせることで、資料作成の初期工程を効率化できます。

社員はAIの出力を確認しながら、自社の情報や顧客に合わせて修正します。

議事録作成

会議後の議事録作成も、AIを活用しやすい業務です。

会議内容を整理し、

• 決定事項
• 課題
• 担当者
• 次回までのタスク

などをまとめる作業を効率化できます。

情報収集・リサーチ

大量の情報を整理したり、資料の要点をまとめたりする作業にもAIを活用できます。

ただし、AIが生成する情報には誤りが含まれる可能性があるため、重要な情報は必ず人間が確認する必要があります。

データ整理・分析

AIを活用してデータを整理したり、分析方法を考えたりすることもできます。

ただし、重要な経営判断や財務上の判断などをAIだけに任せるのではなく、最終的には担当者が内容を確認することが重要です。

営業資料・提案書作成

営業部門では、顧客に合わせた提案資料を作成する機会が多くあります。

AIを使って資料の構成や文章の下書きを作れば、準備時間を短縮できる可能性があります。

マーケティング・コンテンツ制作

AIはマーケティング業務にも活用できます。

例えば、

• ブログ記事の構成
• SNS投稿案
• 広告文のアイデア
• メールマガジン
• キャンペーン企画

などです。

AIを制作工程の一部に組み込むことで、企画や制作にかかる時間を短縮できます。

AI活用でどれくらいコストを削減できる？

実際の削減額は企業によって異なります。

ここでは、AIによって削減できる業務時間を仮定して考えてみましょう。

社員1人あたり月5時間削減した場合

社員1人がAI活用によって月5時間の業務時間を削減したとします。

社員50人なら、

5時間 × 50人 = 月250時間

です。

年間では、

250時間 × 12か月 = 3,000時間

になります。

一人あたり月5時間でも、企業全体で見ると年間3,000時間の業務時間が生まれます。

社員1人あたり月10時間削減した場合

社員1人あたり月10時間を削減できれば、50人の企業では、

10時間 × 50人 × 12か月 = 年間6,000時間

です。

仮に1時間あたりの人件費を3,000円として単純換算すると、

6,000時間 × 3,000円 = 1,800万円

となります。

ただし、これは1,800万円の人件費をそのまま削減できるという意味ではありません。

削減した時間を別の仕事に使う場合は、生産性向上によって生まれた時間の価値として考える必要があります。

社員50人でAIを活用した場合

社員50人がAIを活用すると、一人あたりの小さな時間削減でも全社的には大きな効果になります。

例えば一人あたり月5時間なら年間3,000時間、月10時間なら年間6,000時間です。

その時間を、

• 営業
• 顧客対応
• 企画
• 新規事業
• マーケティング

などに振り向ければ、単純なコスト削減以上の価値につながる可能性があります。

社員100人でAIを活用した場合

社員100人が一人あたり月10時間削減できれば、

10時間 × 100人 × 12か月 = 年間12,000時間

です。

AI活用を一部の社員だけで終わらせず、組織全体に広げることによって、大きな時間価値を生み出せる可能性があります。

削減した時間を売上につなげた場合

AIによって業務時間を削減した場合、その時間をそのまま余らせるのではなく、売上につながる活動に使うこともできます。

例えば営業部門なら、

AIで資料作成を効率化

↓

営業活動に使える時間が増える

↓

アポ・商談数が増える

↓

受注機会が増える

という流れです。

この場合、AI活用による効果は「コスト削減」だけではなく「売上向上」としても評価できます。

AI活用によるコスト削減効果を計算する方法

現在の業務コストを把握する

まずは現在どれくらいのコストがかかっているのかを確認します。

例えば、

• 人件費
• 残業代
• 外注費
• 制作費
• 採用関連費
• 業務委託費

などです。

AIで効率化できる業務を洗い出す

次に、どの業務をAIで効率化できるのかを洗い出します。

ポイントは、AIとの相性が良い業務から始めることです。

例えば、

• 繰り返し発生する
• 文章作成が中心
• 情報整理が多い
• 時間がかかる

といった業務です。

削減できる時間を金額換算する

AIによって削減できる時間を算出し、人件費などを基準に金額換算します。

ただし、削減した時間をそのまま人件費削減額と考えないよう注意しましょう。

営業や企画などに再配分する場合は、「時間価値」として評価する方法もあります。

外注費・残業代などの削減額を算出する

実際に支払っている外注費や残業代が減った場合は、比較的明確にコスト削減額を計算できます。

例えば、年間100万円の外注費を削減できれば、それだけでも具体的な経済効果になります。

AIツール・研修費用と比較する

AI活用には、

• AIツールの利用料金
• AI研修費用
• サポート費用
• 社員の研修時間

などのコストも発生します。

そのため、削減できるコストだけを見るのではなく、AI活用に必要な投資額も含めて費用対効果を判断することが重要です。

なぜAI研修がコスト削減に必要なのか？

AIツールを導入しても使えなければ意味がない

AIツールは導入するだけでは効果を発揮しません。

社員が実際に使えるようになって初めて、業務効率化やコスト削減につながります。

そのため、AI研修によって「使い方」を身につけることが重要です。

社員によってAI活用スキルに差が生まれる

独学に任せると、社員によってAIの利用頻度やスキルに差が生じやすくなります。

一部の社員だけがAIを活用し、他の社員はほとんど使わない状態では、組織全体の効果を高めることが難しくなります。

研修によって最低限のスキルを全体的に引き上げることが重要です。

AIの使い方を体系的に学ぶ必要がある

AI活用では、単に質問を入力するだけでなく、

• 目的を明確にする
• 必要な情報を与える
• 出力形式を指定する
• AIの回答を確認する
• 必要に応じて修正する

といった使い方が重要です。

研修では、こうした基本的な考え方を体系的に学べます。

自社業務に合わせたAI活用が重要

一般的なAIの使い方を知っていても、自社業務に応用できなければコスト削減にはつながりません。

例えば営業部門なら営業メールや提案資料、人事なら求人票や面接準備など、実際の業務に合わせて学ぶことが重要です。

AI活用を組織全体に広げるために研修が必要

AI研修には、個人のスキルアップだけでなく、組織全体のAI活用レベルを底上げする役割もあります。

社員同士で活用方法を共有できれば、AI活用のノウハウを社内に蓄積しやすくなります。

AI研修によって期待できるコスト削減効果

社員の業務時間を削減できる

文章作成や資料作成、情報整理などをAIで効率化することで、社員の業務時間を削減できる可能性があります。

残業時間を減らせる

定型的な作業を効率化することで、残業時間を減らせる可能性があります。

外注業務を一部内製化できる

AIを活用して社内で対応できる業務が増えれば、外注量を見直せる場合があります。

一人あたりの生産性を高められる

同じ人数でより多くの仕事を処理できるようになれば、人員不足への対応にもつながります。

人手不足への対応につながる

AIを活用して業務を効率化すれば、採用だけに頼らず既存社員の生産性を高めるという選択肢が生まれます。

AI研修の費用対効果を高めるポイント

コストの大きい業務からAIを活用する

まずはコストが大きく、AIとの相性が良い業務から取り組みましょう。

すべての業務を一度にAI化する必要はありません。

実際の業務を題材に研修する

実際の業務を題材にAIを使うことで、研修後に活用しやすくなります。

例えば、

「普段作成している営業メールをAIで作る」

「実際の会議資料をAIで整理する」

といった実践が効果的です。

部署・職種ごとの活用方法を学ぶ

営業、人事、総務、マーケティングなど、部署によってAIの使い方は異なります。

部署別の課題に合わせた研修を行うことで、実務への定着につなげやすくなります。

研修後もAIを使える環境を作る

研修後にAIを使わなくなれば、コスト削減効果も継続しません。

そのため、

• 社内勉強会
• 活用事例の共有
• フォローアップ研修
• 質問・相談環境
• AIコーチング

などを用意することが重要です。

AI活用の成果を数値で測定する

AI導入前後で、

• 業務時間
• 残業時間
• 外注費
• AI利用率
• 営業活動時間

などを比較しましょう。

数字で成果を確認することで、どの業務でAIが有効なのか判断しやすくなります。

AI活用・AI研修でコスト削減できないケース

AIツールを導入しただけで終わっている

AIツールを契約しただけでは、コスト削減にはつながりません。

実際の業務で使う仕組みを作る必要があります。

研修を受講しただけで実務に活用していない

AI研修を受けても、実際の仕事でAIを使わなければ投資効果は生まれません。

AIを使う業務が決まっていない

「AIを活用しましょう」というだけでは、社員は何をすればよいのか分かりません。

具体的な業務を決めることが重要です。

社員ごとのAIスキルに差がある

一部の社員だけがAIを使う状態では、組織全体のコスト削減効果も限定的になります。

削減した時間の使い道が決まっていない

AIによって時間を削減できても、その時間を何に使うのかが決まっていなければ、企業としての価値につながりにくくなります。

営業や企画など、より価値の高い業務に振り向けることが重要です。

コスト削減だけではないAI活用のメリット

業務の生産性が向上する

AIによって定型業務を効率化すれば、同じ人数でもより多くの業務に対応できる可能性があります。

営業活動の時間を増やせる

事務作業を効率化し、顧客との商談や営業活動に時間を使えるようになります。

業務品質の向上につながる

AIによる文章チェックや情報整理、アイデア出しなどを活用することで、業務品質の向上につながる場合があります。

社員の負担を軽減できる

繰り返し発生する作業をAIに任せることで、社員の負担を軽減できます。

新しい売上・ビジネスにつながる

AIによって生まれた時間を、新規事業や商品企画、マーケティングなどに使えば、新規事業につながる可能性もあります。

AIスキルズ・ラボのAI研修

AIスキルズ・ラボでは、企業の業務内容や課題に合わせた実践型AI研修を提供しています。

単にAIの知識を学ぶのではなく、実際の業務でAIを活用し、業務効率化やコスト削減につなげることを重視しています。

例えば、

• AI初心者向け基礎研修
• ChatGPT・生成AI活用研修
• 営業部門向けAI研修
• バックオフィス向けAI研修
• 管理職向けAI研修
• オーダーメイドAI研修
• 研修後の継続サポート
• AIコーチング

など、企業の目的に合わせた研修を設計できます。

「AIを知っている社員」を増やすだけではなく、「AIを使って業務を効率化し、企業のコストを最適化できる社員」を増やすことを目指します。

よくある質問

AI活用で削減できるコストには何がありますか？

主に、業務時間にかかる人件費、残業代、外注費、業務委託費、資料・コンテンツ制作費などがあります。

ただし、企業の業務内容によって削減できるコストは異なります。

AIで人件費を削減できますか？

AIによって業務時間を削減できれば、人件費の最適化につながる可能性があります。

ただし、削減した時間を営業や企画などに再配分することで、生産性や売上を高める方法もあります。

AI活用で外注費を削減できますか？

文章作成や資料作成など、AIによって効率化しやすい業務については、外注量を見直せる可能性があります。

ただし、専門性の高い業務まで無理に内製化する必要はありません。

AI研修を受けるとどれくらいコスト削減できますか？

一律に「○％削減できる」とは言えません。

社員数、業務内容、AIの利用頻度、研修後の定着率などによって大きく異なります。

AIツールを導入するだけではダメですか？

AIツールを導入するだけでは、十分な効果を得られない可能性があります。

社員が自社の業務でAIを使えるようになることが重要です。

AI研修の費用対効果はどう測定しますか？

研修前後で業務時間、残業時間、外注費、AI利用率などを比較します。

営業部門なら、アポ数や商談数、売上なども確認するとよいでしょう。

まとめ｜AI活用によるコスト削減にはAI研修が重要

AI活用によって企業が削減できる可能性があるコストには、

• 業務時間にかかる人件費
• 残業代
• 外注費
• 業務委託費
• 資料・コンテンツ制作費
• 採用関連コスト
• 会議・情報共有にかかる業務コスト

などがあります。

しかし、AIツールを導入するだけでコストが自動的に削減されるわけではありません。

重要なのは、

AIツールを導入する

↓

AI研修で社員が使い方を学ぶ

↓

実際の業務でAIを活用する

↓

業務時間・外注費などを削減する

↓

削減した時間やコストを新しい価値に振り向ける

という仕組みを作ることです。

特に企業がAI活用を本格的に進めるのであれば、「AIを導入する」から「AIを使える組織を作る」への転換が重要になります。

AI研修は、そのための人材育成施策の一つです。

AIを活用してコストを削減するだけでなく、生産性向上や営業活動、新規事業などにつなげることで、AIへの投資価値をさらに高められる可能性があります。

AIスキルズ・ラボでは、企業ごとの業務や課題に合わせた実践型AI研修を提供しています。AI活用をコスト削減や業務効率化につなげたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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